Ihre Erwartungen an ein DMS/ECM
Dokumente müssen inner- und zwischenbetrieblich fließen, gespeichert, gefunden und strukturiert bereitgestellt werden. Dies ist für effiziente Geschäftsprozesse und das Wissensmanagement im Unternehmen entscheidend. Außerdem sind die Anforderungen einer revisionssicheren Archivierung und einer protokollierten Historie zu erfüllen.
Nutzen eines Dokumenten Management Systems
Den Personalkosten gehört der größte Nutzungseffekt, der erreicht wird. Routinetätigkeiten entfallen, doppelte Datenpflege oder händischer Archivierungsaufwand werden unnötig. Druck-, Speicher- und Materialkosten werden reduziert. Ein weiterer Nutzungseffekt wird erreicht, wenn eine schnelle Recherche über alle im Unternehmen vorliegenden Dokumente zu einem Geschäftsvorfall zu relevanten Suchergebnissen führt.
Mobiler Zugriff
Das Arbeiten und der gleichzeitige Zugriff auf alle aktuellen Daten und Versionen der Dokumente für Mitarbeiter, die unterwegs sind, auf Filialen und Nebenbetrieben arbeiten und standortübergreifende Teams werden möglich. Dokumente können auf mobilen Endgeräten nicht nur gelesen, sondern auch ausgecheckt, bearbeitet und eingecheckt werden. Laufwerke und Laptop werden synchronisiert. Damit ist für alle Mitarbeiter der Blick auf den gleichen Datenbestand gesichert.
Erfüllung der Compliance-Anforderungen
Dass Compliance-Anforderungen erfüllt werden, ist ein zentraler Aspekt des DMS. Sie beinhalten die gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien, die eingehalten werden müssen und sich auch immer wieder ändern.
Die elektronische Akte
Mit der elektronischen Akte werden Informationen vernetzt. Sie bietet weit mehr als die Abbildung ehemaliger Papierakten in digitaler Form. Elektronsiche Akten sind ständig aktuell und ermöglichen eine permanente redundanzfreie Informationsverwaltung. Solche Akten sind weit mehr als Dokumentensammler. Sie sind im Zusammenwirken mit den Fachanwendungen so etwas wie elektronisches Archiv, Workflowsystem und Groupware-Anwendung in einem.
Schluss mit Wissensinseln
Kaum ein Unternehmen hat seine Dokumente zentral gespeichert. Vorhandene verteilte Systeme müssen verbunden und synchronisiert werden. Alle Mitarbeiter auf Filialen, Niederlassungen oder Nebenbetrieben brauchen den gleichen aktuellen Blick auf die Dokumente.
Liferay mit agorum® core DMS - mehr als nur eine Dokumentenbibliothek
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