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Bild des Geschäftsführers Klaus Hillemeier
Klaus Hillemeier Geschäftsführung, Vertrieb/Finanzen
E-Mail: k.hillemeier@comundus.com Tel.: +49 7151 96528-0
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HR-Prozesse digitalisieren

HR-Prozesse vereinfachen und sich auf das Wichtige konzentrieren

Viele HR-Prozesse konnten durch die Informationstechnologie verschlankt und vereinfacht werden. Der Druck auf die Personalabteilungen zu automatisieren wächst weiter, um gegenüber dem Wettbewerb nicht auf der Strecke zu bleiben. Eine Vielzahl von HR-Lösungen bedienen eine Vielzahl der Anforderungen. Mit Unternehmensportalen, die wie Baukastensysteme aufgebaut sind, gelingt es standardisierte HR-Prozesse zu automatisieren und die Personalabteilung in den Themen: z. B. On- und Offboarding, internes Recruiting, digitaler Urlaubsantrag, digitale Reisekostenabrechnung, Performance Management oder Workflows zu unterstützen. Gleichzeitig erfüllen sie die Anforderungen an ein Mitarbeiterportal.

Mehr dazu: Liferay und HR-Prozesse Content Manager

 

 

Performance Management

Für das Performance Management werden Personalabteilungen in HR-Portallösungen digital unterstützt. Der Bewertungsprozess begleitet die Gespräche der Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten zu Zielvereinbarungen, Freigabeprozesse der Ziele, Beobachtung des Zielerreichungsgrades, Bewertung der Ergebnisse und
Endgespräche. Der Prozess ist im Mitarbeiterportal webgesteuert abgebildet.Die verschiedene HR-Systeme werden integriert. Das HR-Portal begleitet die Vorgesetzten und Mitarbeiter durch den aktuell gelebten Zielvereinbarungs- und Performance Management Prozess.

Im HR-Portal werden für die Mitarbeiter Entwicklungspfade, Weiterbildungs- und Bewertungsziele dargestellt. Der Prozess wird mit allen Beteiligten abgebildet.
Der Mitarbeiter wird direkt eingebunden und hat Zugriff auf die ihn betreffenden Gesprächsprotokolle, Entwicklungs- und Lernstände. Aus dieser Perspektive kann er seine Ziele betrachten und daran arbeiten. Alle Stakeholder des Performanceprozesses erhalten Rollen und Rechte. Damit wird gesichert, dass
nur berechtigte Personen sie betrachten können. Wer im Prozess nicht eingebunden ist, hat keinen direkten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten.
Über einen Workflow wird der Lern- oder Bewertungsprozess gesteuert. Außerdem werden, die Mitarbeiter per E-Mail auf offene Tätigkeiten hingewiesen.

Mehr dazu: Referenz  TMD Friction - HR-Portal für Performance Management

 

 

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Abbildung: HR-Portal  TMD Friction auf Basis von Liferay

 

Persönliche Daten pflegen

Zunächst sollen Mitarbeiter Zugriff zu ihren persönlichen Daten wie Bankverbindung, Foto und Wohnadresse erhalten und diese verwalten. Dabei werden die Änderungen, die ein Mitarbeiter vornimmt, erst dann für alle
Berechtigten sichtbar, sobald der zuständige Personalmanager diese freigegeben hat. Bis dahin sind die Informationen nur für den Mitarbeiter einsehbar. Dies machen filigrane Rechte- und Rollenkonzepte von
Portalsytemen möglich.

 

Mitarbeiter- und Expertenprofile verwalten und finden

Zusätzlich werden in einem HR-Portal die Profile der Mitarbeiter verwaltet. Schulabschlüsse, Akademischer Grad, Hard- und Soft- Skills, Projekterfahrungen und weitere Qualifikationen werden dort gepflegt. Die Personalabteilung und Vorgesetzte haben so einen aktuellen Einblick über die Talente ihrer Mitarbeiter.
Sie erkennen, in welchen Bereichen diese gewinnbringend eingesetzt werden können. Der Bedarf an Weiterentwicklung wird sichtbar. Eine Suche im HR-Portal in den Profilen und Expertisen der Mitarbeiter unterstützt die interne Stellenbesetzung und die Teambildung für geplante Aufgaben. HR-Portale und Mitarbeiterportale sind dazu mit Expertensuchen ausgestattet.
Grundvoraussetzung ist, dass Mitarbeiter- und Expertenprofile aktuell sind und die berufliche Entwicklung stets auf den neuesten Stand gebracht wird. Wissen bleibt somit nicht verborgen, sondern wird für alle transparent.

  

Willkommen an Bord oder Onboarding Prozess optimieren

 „Guten Tag, sind Sie der Neue? Ich glaube dahinten ist ihr Büro und ihr Arbeitsplatz. Guten Start wünsche ich“. Damit ist die strukturierte Einarbeitung von Kollegen erst einmal beendet. Doch was nun? Wer macht weiter und welche Themen sind wichtig? Wo sind die Informationen für den Onboarding-Prozess der einzelnen Stellen? Was nun folgt, ist für Konzerne ein standardisierter Prozess. Kleinunternehmen und Mittelständler haben häufig keine festen Abläufe, um neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen. Es soll schon vorgekommen sein, dass Neulinge sich ihren Stuhl selber aus dem Lager holen mussten und alleine zum Mittagessen gegangen sind. Abhilfe von diesem Desaster schaffen Onboarding-Regeln für den ersten Arbeitstag, die im im Mitarbeiterportal veröffentlicht sind. Sind sie vereinheitlicht, können sie vom Vorgesetzen und den direkten Kollegen umgesetzt werden.

 

Analoge Reisekostenabrechnung und Urlaubsantrag ade

Reisekostenabrechnungen und Urlaubsanträge stehen an erster Stelle, wenn die Personalabteilung ihre Prozesse digitalisiert. Ein Freigabeprozess für die Anträge ist im Mitarbeiterportal oder im HR-System zu hinterlegen. Standard ist das vier-Augen-Prinzip. Oft sind mehrere Personen am Prozess beteiligt. In der Regel läuft die Verwaltung der Urlaubsdaten und die Abrechnungslogik für die Reisekostenabrechnung im HR-System. Den Mitarbeitern werden digitale Antragsformulare bereitgestellt. Die eingetragenen Daten werden zwischen den Systemen ausgetauscht und synchronisiert. Die veränderten Prozesse werden abgebildet und alle  Mitarbeiter müssen die neuen digitalen Wege mitgehen. Die technische Umsetzung macht in den Unternehmen keine Probleme.

 

Einfach praktisch - Ressourcenkalender im Intranet

 

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Abbildung: Ressourcenkalender im HR-Portal pflegen

 

Einen Ressourcenkalender für die Verwaltung von z. B. Schulungsräumen, technischen Ausstattungen oder KFZ-Pools in einem HR-Portal aufzurufen, ist eine erhebliche Vereinfachung der Ressourcen-Reservierungen. Jeder Mitarbeiter hat standortunabhängig Blick auf buchbares Equipment. Zusätzlich werden Termine aus dem persönlichen Outlook-Kalender angezeigt und synchronisiert. Denn wer sich im Liferay Mitarbeiterportal eingeloggt hat, möchte den Ressourcenkalender auch dort pflegen und nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her hüpfen.

Ein Ressourcenkalender kann auch das Angebot von Weiterbildungsmaßnahmen für alle Mitarbeiter beinhalten. Hier helfen Voreinstellungen und eine Konfiguration des Kalenders, damit jeder Mitarbeiter nur für ihn relevante Seminare angezeigt bekommt. Eine personalisierte Sicht auf den Kalender ist technisch gut umzusetzen.

 

eLearning und Weiterbildung über das Intranet

 Mitarbeiterportale oder HR-Portale, die auf  Liferay basieren, haben eine offene Infrastruktur, die es ermöglicht, mit eLearning-Systemen wie Valamis zu „sprechen“. eLearning-Anwendungen bieten eine geschlossene Schulungsumgebung mit Online-Lektionen für Übungs- und Schulungsleiter. Ob sich das Lernziel auf Fachliches oder Softskills konzentriert, eLearning Systeme verfolgen und speichern alle Lernerfahrungen der Mitarbeiter. Sind alle Lernerfahrungen gesammelt, können die Verantwortlichen der Personalabteilung oder die Vorgesetzten leicht Lernlücken identifizieren und Verbesserungen quantifizieren.

 

Graphik Elearning

 

Lernstandkontrolle oder Zielerfüllung werden gesteuert. Selbständiges und zeit- bzw. ortunabhängiges Lernen wird unterstützt. Darum werden zentral in einem Downloadcenter die Weiterbildungsdokumente mit freiem Zugriff veröffentlicht. Immer beliebter für den schnellen Wissenstransfer werden animierte Lernvideos, die im HR-Portal eingebunden sind.

 

Gehaltsabrechnung in den persönlichen Posteingangskorb

 

HR-Portal Gehaltsabrechnung

Abbildung: Gehaltsabrechnung in den persönlichen Posteingangskorb

 

Höchst brisant sind die Daten in einer Gehaltsabrechnung. Sicher verschlüsselt und zum Beispiel in einem PDF-Format verpackt, wandert sie aus dem HR-System (Payroll) in den persönlichen Posteingangskorb der Mitarbeiter im HR-Portal. Der analoge Papierweg ist damit überflüssig.

 

„Single Point of Entry“ für Personalprozesse

 

Ein Single Sign-on spart Zeit und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Über seinen Browser hat der Nutzer einen zentralen Zugang zu allen für ihn wichtigen Anwendungen. Denn im Portal sind die geschäftsrelevanten Anwendungen, zum Beispiel HR, ERP, CRM, BI etc. integriert. Schnittstellen und Web-Services synchronisieren sicher die Daten zwischen Portalwelt und Anwendungen. Über Prozesse werden die einzelnen Elemente orchestriert. 

 

HR-Themensammlung für ein HR-Portal auf Basis Ihres Intranets

  • Profilverwaltung mit Skills und Projekterfahrungen
  • Pflege Stammdaten und Kommunikationsdaten
  • Urlaubsanträge
  • Reisekostenabrechnung
  • interne Recruiting
  • Onboarding Prozess
  • betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Interne und externe Fortbildungen, Fortbildungsplanung
  • (e)Learning
  • Förderung der Vernetzung von Mitarbeitern (z. B. durch soziales Intranet)
  • Aufbau von Kompetenzen/Wissen
  • Zeugnisse verwalten
  • Gehaltsabrechnung (Payroll)

 

Ping Pong Partner - Liferay

Liferay Portal, ein Open Source Portalsystem, eignet sich in Unternehmen als HR-Portal und prozessorientiertes Enterprise Portal. Die lizenzkostenfreie Open Source Software beeindruckt durch ihre Vielzahl an Funktionen und ihre hervorragende Software-Architektur. Liferay ist eine Software, mit der Unternehmen aller Größenordnungen für ihr Intranet bzw. Mitarbeiterportal ein durchgängiges digitales Erlebnis gestalten. Es ist der ideale Ping Pong Partner, um Daten mit den HR-Systemen auszutauschen, zu synchronisieren und anzuzeigen. Definierte Freigabeprozesse und das Rollen- und Rechtekonzept geben den HR-Anforderungen den Spin zum Erfolg.