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Wichtige Informationen und Wissen können schnell und einfach unternehmensweit geteilt werden. Das hat eine positive Auswirkung auf die Agilität und die Innovationskraft des Unternehmens und es sorgt für eine optimierte interne Kommunikation.
Dadurch wird eine Zusammenarbeit in dezentral verteilten Teams ermöglicht. Weiterhin fördert es den unternehmensweiten Wissensaustausch. Workflows und Arbeitsprozesse können durch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen vereinfacht werden.
Durch digitale Bildungsangebote und E-Learning-Kurse können sich die Mitarbeiter innerhalb einer Portallösung jederzeit fortbilden. In der Gesamtheit der Möglichkeiten fördert der Digital Workplace die Mitarbeiterzufriedenheit und spart Zeit sowie Kosten.
Ihre Mitarbeiter können orts- und zeitunabhängig und auf verschiedenen Endgeräten arbeiten. Liferay ermöglicht ein responsives Design und eine flexible Gestaltung der Oberfläche und ermöglicht so eine digitale Teamarbeit. Multichannel Publishing für Desktops sowie Smartphones und Tablets sind möglich.
Die Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben wird vereinfacht und verbessert. Durch die Bündelung von allen Services und Tools werden Systembrüche und langes Suchen reduziert und damit viel Zeit eingespart. Außerdem kann durch den Einsatz eines Single-Sign-On (SSO) Servers der Login erleichtert werden: Der User wird mit dem Login an seinem Arbeitsplatz auch automatisch im Portal angemeldet.
Damit ein Team auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs effektiv zusammenarbeiten kann, ist es essenziell, dass jeder Arbeitsplatz von überall an das Unternehmen und die wichtigsten Anwendungen angebunden ist. Dabei ist ein Digital Workplace mehr als „nur“ eine Kommunikationssoftware wie Outlook, Teams oder Zoom.
Im Digital Workplace wird es den Nutzern ermöglicht, kollaborativ (also z. B. auch parallel an einem Dokument) zu arbeiten und Informationen einfach und sicher auszutauschen, ohne diese immer per E-Mail zu schicken. Darüber hinaus können wichtige Unternehmens-Anwendungen angebunden werden.
Für unsere Digital Workplace Lösung setzen wir die Software Liferay ein, die 2021 von Gartner zum 11. Mal in Folge als Leader bewertet wurde.
Um eine Informationsüberflutung zu vermeiden, lässt sich der digitale Arbeitsplatz für den Nutzer personalisieren. Das bedeutet, dass er nur die Informationen sieht, die für ihn relevant sind. Die zu personalisierenden Inhalte werden mit einer bestimmten Kategorie versehen, etwa für den Fachbereich eines Mitarbeiters oder den Standort. Diese Kategorien werden dem Mitarbeiter zugeordnet und somit die digitale Teamarbeit verbessert.
Somit werden für jeden Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Inhalte in seinem Digital Workplace angezeigt. Personalisierung ist hierbei vielfältig einsetzbar. Von standortbezogenen News, abteilungsorientierten Blogbeiträgen, Räumen für Teams bis hin zu Dokumenten, die nur von bestimmten Personen gesehen werden dürfen, ist alles möglich.
Liferay bietet zahlreiche Werkzeuge und Möglichkeiten für eine umfangreiche Collaboration bzw. Zusammenarbeit, egal von welchem Ort. Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten, können sich einen geschützten Teamraum anlegen. Innerhalb dieses Raumes können Dokumente hochgeladen, gelesen und bearbeitet werden.
Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfolgt asynchron. Um Versionskonflikte zu vermeiden, können Dokumente im Digital Workplace ausgecheckt werden, sodass ein Dokument nicht gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden kann.
Ist eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten erwünscht, lässt sich das über ein Zusatzmodul „Synchrone Collaboration“ ermöglichen. Die Teamräume können mit Dokumenten-Verwaltung, Foren, Blogs, Kalendern und vielem mehr umfangreich ausgestattet werden.
Bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen profitieren nicht nur einzelne Abteilungen, sondern in der Regel jeder Mitarbeiter. Zum Beispiel während des Einstellungs- und Onboarding-Prozess.
Gerade neue Mitarbeiter lassen sich durch E-Learning schnell und unkompliziert mit dem richtigen Wissen versorgen. Wenn die Inhalte einmal erstellt sind, spart das bei jeder Neueinstellung Zeit für die Einarbeitung.
Der Nutzer kann sich über seinen Digital Workplace zeit- und ortsunabhängig, sowie selbständig lernen. Durch die offene Infrastruktur von Liferay ist es möglich, E-Learning-Systeme wie cBook von create.at in das System einzubinden.
Die E-Learning-Anwendungen bieten eine geschlossene Schulungsumgebung mit Online-Lektionen für Übungs- und Schulungsleiter. In der Anwendung können dem Nutzer fachliche Informationen sowie Softskills zur Verfügung gestellt werden. Die Lernerfahrungen und -fortschritte werden verfolgt und gespeichert.
Liferay stellt die Grundlage für den digitalen Arbeitsplatz. Zusätzlich zur leistungsstarken Template-Engine bietet das Hybrid CMS eine Headless API. Durch diese können über Webschnittstellen beliebig viele Drittsysteme angebunden werden und einem künftigen Unternehmenswachstum steht nichts im Wege.
Durch die Schnittstellen kann die Digital Workplace-Lösung in bereits bestehende Infrastrukturen integriert werden. Unabhängig davon, ob die Daten in Liferay vorgehalten werden oder in einem bestehenden Ökosystem eingebunden sind.
Der OpenAPI Standard ermöglicht unseren Entwicklern die Anbindung von Systemen mit Webschnittstellen. So kann ein nahtloses Frontend mit allen täglich notwendigen Prozessen und Abläufen erstellt werden.
Im digitalen Arbeitsplatz lassen sich Workflows und Arbeitsprozesse durch Digitalisierung deutlich vereinfachen. Hier lohnt es sich zu überlegen, welche Arbeitsabläufe sich verbessern, vereinfachen oder sogar automatisieren lassen.
Workflow Engines unterstützen Sie, häufig vorkommende Prozesse zu vereinfachen und zeitsparender zu gestalten. Dadurch können Workflows im digitalen Arbeitsplatz ohne Unterbrechungen oder Medienbrüche durchgeführt werden. Man muss also z. B. ein Dokument nicht mehr zum Unterschreiben und Stempeln ausdrucken und wieder einscannen.
Das macht die Prozesse effektiver, weniger fehleranfällig und zeitsparender. Klassische Beispiele sind der Urlaubsantrag, Zeitnachweise oder Freigabeprozesse. Wir unterstützen den Industriestandard BPM 2.0 über die Workflow-Engine Camunda.
Über die in Liferay bereits zahlreich vorhandenen Module bieten wir weitere Module an, die Enterprise Funktionalitäten ergänzen: Dazu gehören die Enterprise-Search iFinder, E-Learning Integration, leistungsstarkes Videohosting, sowie die Anbindung an die Workflow Engine Camunda zur Abbildung von Business Prozessen (BPM 2.0) auch über Portalgrenzen hinaus.
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