12.06.2017
Author: Markus Maier

Wissen aufbereiten

Dabei sind folgende Ergebnisse aus dem zweiten und dritten Teil von entscheidender Bedeutung:

  • Primäre und sekundäre Zielgruppen
  • Inhaltsdimensionen
  • Bestandsaufnahme Wissen


Für die Aufbereitung des Wissens gilt dabei folgendes „Grundgesetz“:

Konkret wird dies im IT-gestützten Wissensmanagement mit folgenden Elementen umgesetzt:

  • Navigationsstruktur und Aufbau von Intranets
  • Site-Bereiche und Sub-Sites
  • Kategorien zur Kennzeichnung von Inhalten und Nutzerinteressen

Im Folgender ein für international tätige Unternehmen typischer Aufbau von zwei grundlegenden Kategoriebäumen, die sich aus den Inhaltsdimensionen ableiten. Die Kategorien werden genutzt, um sowohl Inhalte und Nutzer zu kennzeichnen. Dies vereinfacht die Suche nach Inhalten, kann für eine Push- und Pull-Verteilung sowie eine spätere personalisierte Verteilung von Inhalten verwendet werden.

Themen-Kategorien:

  • Vorstand
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Personal
  • Produktion

Standort-Kategorien

  • Deutschland
  • Frankreich
  • Spanien
  • USA

 

Modernes Wissensmanagement muss heute Funktionalitäten aller drei Generationen abbilden. Enterprise Portale sind ein typisches Beispiel für Wissensmanagement Systeme der dritten Generation. Sie stellen Wissensmanagern und ihrer Organisation wichtige Bausteine aus Publishing, Collaboration, sozialer Vernetzung und Individualität zur Verfügung.

 

Abbildung: Enterprise Portal Rhenus Logistics auf Basis von Liferay Portal

Wissensmanagement-Basics: Publishing

Effektives Publishing gehört auch heute noch zu den unabdingbaren Grundelementen für Wissensmanagement. Folgende Anforderungen für die Aufbereitung von Inhalten sollten mindestens vom IT-System abgebildet werden:

  • Gliederung und Navigation: Das System erlaubt das Anlegen von Seiten und Unterseiten. Diese Gliederung wird dem Nutzer in einer automatisch erzeugten Navigation und Sitemap transparent gemacht und dient der raschen Orientierung. Die meisten Systeme lassen beliebig viele Gliederungsstufen zu, in der Praxis hat es sich jedoch bewährt, nicht mehr als drei Navigationsebenen zu verwenden. Mit manchen Systemen lassen sich zudem verschiedene Sites und Subsites aufbauen. Dies ist etwa nützlich für internationale Organisationen, welche die zentrale Hauptsite in 1-3 Sprachen halten und darüber hinaus landessprachliche Subsites mit lokaler Verwaltung aufbauen wollen
  • Online-Artikel: Abhängig vom geplanten Inhalt lassen sich verschieden strukturierte Artikel anlegen, z.B. für News, Fachartikel, FAQs oder Veranstaltungen. Die Artikel können mit Kategorien zur Kennzeichnung einer bestimmten Zielgruppe versehen werden. Artikeln können Keywords zugeordnet werden, ein Veröffentlichungszeitraum sowie optional weitere individuell wählbare Metadaten. Artikel können mit Lese- und Schreibrechte versehen werden, um Bearbeitung und Ansicht zu steuern. Beim Ändern eines Artikels wird automatisch eine neue Version erstellt, Vorversionen sind durch das System oder ein Archiv aufrufbar.
    Teilweise ist es nützlich, wenn Artikel mit anderen Artikeln, Dokumenten oder weiteren Inhalten verknüpft werden können, z.B. einen Artikel mit zugehörigen Bildern und Download-Dateien
  • Dokumente: Das System erlaubt die strukturierte Bereitstellung von Dokumenten. Diese können z.B. über Verzeichnisse gegliedert werden und sind so abrufbar. Dokumente können mit Kategorien, Schlagworten, Dokumenttypen sowie individuell wählbaren Metadaten versehen werden. Dokumente können mit Lese- und Schreibrechten versehen werden, damit wird gesteuert, wer das Dokument lesen und bearbeiten kann. Wird ein bestehendes Dokument aktualisiert, so wird automatisch eine neue Version angelegt – ältere Versionen sind über das System oder ein Archiv abrufbar. Dokumentinhalte in gängigen Formaten (PDF, Word, Excel, Powerpoint…) werden automatisch vom System für die Volltextsuche indiziert
  • Ausgabe von Artikeln und Dokumenten: Das System erlaubt eine gezielte Ausgabe von Artikeln, Dokumenten und anderen Inhalten abhängig von der Art des Inhalts (Artikel, Dokument, Wiki-Eintrag, Blog…), Artikelstruktur bzw. Dokumenttyp und Kategorie bzw. Zielgruppe. Hilfreich sind hier Sortierfunktionen für die Ausgabe, z.B. nach Datum sowie die Möglichkeit, einzelne Themengebiete zu abonnieren
  • Medien: Das System erlaubt die Einstellung weiterer Medien wie Bilder, Videos oder Podcasts samt Ausgabemöglichkeit
  • Rechte und Rollen: Nutzer können mit unterschiedlichen Rechten und Rollen versehen werden, um Lese- und Schreibrechte zu steuern
  • Publikations-Workflow: Für die Veröffentlichung bestimmter Inhalte (etwa QS-Dokumente) steht ein Publikations-Workflow zur Verfügung, so dass das Dokument erst nach entsprechender Freigabe zugänglich ist
  • Volltextsuche: Neben einem Auffinden der gewünschten Inhalte über die strukturierte Navigation oder Sitemap steht dem Nutzer eine Volltextsuche für Online-Artikel, Dokumente und weitere Inhalte wie Blogs, Wiki- oder Foreneinträge zur Verfügung. Dabei werden individuelle Leserechte berücksichtigt

Quellen

Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai, Romhardt: Wissen managen, Wiesbaden, 7. Auflage 2012

Klaus North, Andreas Brandner, Thomas Steininger: Wissensmanagement für Qualitätsmanager, Wiesbaden 2016

Peter Drucker: Was ist Management? Wiesbaden, 2002