Wissensmanagement Teil 5 Wissen transparent machen

Wissen transparent machen braucht ein erfolgreiches Wissensmanagement

Insbesondere in den letzten Jahren ist zum Glück die sogenannte die User Experience – immer mehr in den Vordergrund getreten. Ziel ist dabei, die Nutzererfahrung bzw. das Anwendungserlebnis angenehmer zu gestalten. Dies wird sowohl durch die Vermeidung komplizierter Hürden erreicht sowie durch eine als angenehm empfundene Präsentation. Einstieg und Nutzung von Wissensmanagement sollten möglichst niederschwellig sein.

Einige IT-typische Hürden der Vergangenheit waren etwa

  • Mehrfache Anmeldungen sind nicht mehr nötig. Die moderne Portaltechnologie bietet heute stattdessen Single Sign-On, d. h. automatische Anmeldung an mehreren Systemen über ein zentrales Login.
  • Überfüllte Navigationen: Eine kurze Navigation ist gefragt. Nicht mehr als acht Navigationspunkte sollten es sein. Der Nutzer findet sich schlecht zurecht.
  • Textwüsten: Ein Bild sagt häufig mehr als tausend Worte – diese Regel gilt auch im Wissensmanagement. Durch die Kombination von Texten mit Bildern nimmt unser Gehirn Informationen viel besser auf.
  • Einschränkung auf ein Ausgabemedium: Durch den Einsatz von Responsive Design können Portale heute sowohl über Desktop-PC, Tablet und Smartphone genutzt werden.
Wissen transparent machen
Wissenstransparenz

Was erhöht die Akzeptanz der IT-Systeme

  • Suche: Suchfunktion mit Auto-Suggest (wie von Google gewohnt), Filterung der Suchergebnisse durch facettierte Suche, d.h. Einschränkung auf bestimmte Themen, Veröffentlichungszeitpunkte, Stichworte
  • Services: Angebot von Services wie Abonnements bestimmter Inhalte, Single Sign-On, Self-Services zur Verwaltung der eigenen Daten
  • benutzerfreundliche Oberfläche: Mitscrollende Navigationsleiste, ausfahrbare Seitenleiste mit raschem Zugriff auf bestimmte Services, etwa Favoriten, Telefonbuch, neue Mitteilungen oder Aufgaben

Der richtige Ansprechpartner zur richtigen Zeit

Um Wissen im Unternehmen transparent zu machen, ist es wichtig, die Wissensträger zu kennen bzw. ausfindig machen zu können. In vielen Fällen ist das direkte Gespräch nützlicher und effektiver als die Suche in einem noch so hochentwickelten IT-System. In größeren Organisationen mit verteilten Standorten und eventuell sogar unterschiedlichen Sprachen ist dies meist eine Herausforderung. Werkzeuge wie eine im Portal integrierte Expertensuche und selbst gepflegte Profilseiten sind hierbei eine wichtige Hilfe.

transparentes Wissen

Exkurs Wissensmanagement

Das Thema Wissensmanagement ist nicht neu und hat sich daher im Laufe der letzten Jahre weiterentwickelt. Heute lassen sich drei wesentliche Ansätze des Wissensmanagements unterscheiden:

  1. Klassischer Wissensmanagement Ansatz: Dieser spiegelt ein vorwiegend materialistisch-technologisches Verständnis wider. Wissen wird dabei als Objekt bzw. Besitz betrachtet, welches sich explizit in Form von Daten und Informationen dokumentieren lässt. So kann es in Wissenssilos gespeichert, abgerufen und verteilt werden. Dieser Ansatz ist z.B. nützlich zum Aufbau von Dokumentenablagen, Wissensdatenbanken oder Helpdesks.
  2. Wissen als Teil der kollektiven Intelligenz: Das Grundmotto dieses Ansatzes entspringt der Überzeugung von Aristoteles: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile“. Praktische Umsetzungen findet dieser Ansatz im teamorientierten, kollaborativen Wissensmanagement. Durch das Zusammenwirken mehrerer Beteiligter ensteht Wissen. Ein Paradebeispiel dafür ist die Online-Enzyklopädie Wikiedia, an welcher Tausende von Nutzern mitwirken. Innterhalb von Organisationen findet man dies in Unternehmenswikis, Foren oder Teamräumen mit Inhalten.
  3. Konstruktivistisch prozessorientierter Ansatz: Geht noch ein Stück weiter, als der teamorientierte Ansatz. Wissen wird dabei vorwiegend als interaktiver Prozess gesehen. Im Konstruktivismus gibt es nur begrenzt endgültige Wahrheiten – somit auch Wissen. Wissen entsteht hier durch Interaktion und Austausch von Menschen, so dass unterschiedliche Aspekte eines Themas deutlich werden. Wichtige und typische Elemente dieses Ansatzes sind Beziehungspflege durch Kongresse, soziale Netzwerke, Chats oder Videokonferenzen.

Quellen

Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai, Romhardt: Wissen managen, Wiesbaden, 7. Auflage 2012

Ursula Hasler Roumois: Studienbuch Wissensmanagement, Zürich, 3. Auflage 2013

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