Insbesondere in den letzten Jahren ist zum Glück die sogenannte die User Experience – immer mehr in den Vordergrund getreten. Ziel ist dabei, die Nutzererfahrung bzw. das Anwendungserlebnis angenehmer zu gestalten. Dies wird sowohl durch die Vermeidung komplizierter Hürden erreicht sowie durch eine als angenehm empfundene Präsentation. Einstieg und Nutzung von Wissensmanagement sollten möglichst niederschwellig sein.
Einige IT-typische Hürden der Vergangenheit waren etwa
- Mehrfache Anmeldung sind nicht mehr nötig. Die moderne Portaltechnologie bietet heute stattdessen Single Sign-On, d.h. automatische Anmeldung an mehreren Systemen über ein zentrales Login.
- Überfüllte Navigationen Kurze Navigation ist gefragt. Nicht mehr als acht Navigationspunkte sollten es sein. Der Nutzer findet sich schlecht zurecht.
- Textwüsten Ein Bild sagt häufig mehr als tausend Worte – diese Regel gilt auch im Wissensmanagement. Durch die Kombination von Texten mit Bildern nimmt unser Gehirn Informationen viel besser auf.
- Einschränkung auf ein Ausgabemedium Durch den Einsatz von Responsive Design können Portale heute sowohl über Desktop-PC, Tablet und Smartphone genutzt werden.
Abbildung: careum Tablet Startseite
Abbildung: careum Tablet und Smartphone Starseite
Was erhöht die Akzeptanz der IT-Systeme
- Suche: Suchfunktion mit Auto-Suggest (wie von Google gewohnt), Filterung der Suchergebnisse durch facettierte Suche, d.h. Einschränkung auf bestimmte Themen, Veröffentlichungszeitpunkte, Stichworte
- Services: Angebot von Services wie Abonnements bestimmter Inhalte, Single Sign-On, Self-Services zur Verwaltung der eigenen Daten
- benutzerfreundliche Oberfläche: Mitscrollende Navigationsleiste, ausfahrbare Seitenleiste mit raschem Zugriff auf bestimmte Services, etwa Favoriten, Telefonbuch, neue Mitteilungen oder Aufgaben
Der richtige Ansprechpartner zur richtigen Zeit
Um Wissen im Unternehmen transparent zu machen, ist es wichtig, die Wissensträger zu kennen bzw. ausfindig machen zu können. In vielen Fällen ist das direkte Gespräch nützlicher und effektiver als die Suche in einem noch so hochentwickelten IT-System. In größeren Organisationen mit verteilten Standorten und eventuell sogar unterschiedlichen Sprachen ist dies meist eine Herausforderung. Werkzeuge wie eine im Portal integrierte Expertensuche und selbst gepflegte Profilseiten sind hierbei eine wichtige Hilfe.
Abbildung: Expertenprofile careum Bildungszentrum (CBZ)
Quellen
Gilbert Probst, Steffen Raub, Kai, Romhardt: Wissen managen, Wiesbaden, 7. Auflage 2012
Ursula Hasler Roumois: Studienbuch Wissensmanagement, Zürich, 3. Auflage 2013
