Digital Workplace

Was ist ein Digital Workplace?

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine zentrale, digitale Arbeitsplattform, die auf einer einheitlichen Oberfläche sämtliche Informationen, Prozesse, Tools und Services bündelt, die in einem Unternehmen Anwendung finden.

Im Digital Workplace wird es den Nutzern ermöglicht, kollaborativ zu arbeiten und Informationen auszutauschen. Darüber hinaus können wichtige Unternehmens-Anwendungen angebunden werden.

Für unsere Digital Workplace Lösung setzen wir die Software Liferay ein, die 2021 von Gartner zum 11. Mal in Folge als Leader bewertet wurde.

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Digital Workplace networking

Vorteile für Ihr Unternehmen

Wichtige Informationen und Wissen können schnell und einfach unternehmensweit geteilt werden. Das hat eine positive Auswirkung auf die Agilität und die Innovationskraft des Unternehmens und es sorgt für eine optimierte interne Kommunikation.

Dadurch wird eine Zusammenarbeit in dezentral verteilten Teams ermöglicht. Weiterhin fördert es den unternehmensweiten Wissensaustausch. Workflows und Arbeitsprozesse können durch eine Digitalisierung vereinfacht werden.

Durch digitale Bildungsangebote und E-Learning-Kurse können sich die Mitarbeiter jederzeit fortbilden. In der Gesamtheit der Möglichkeiten fördert der digitale Arbeitsplatz die Mitarbeiterzufriedenheit und spart Zeit sowie Kosten.

Flexibilität für Ihre Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter können orts- und zeitunabhängig und auf verschiedenen Endgeräten arbeiten. Liferay ermöglicht ein responsives Design und eine flexible Gestaltung der Oberfläche. Multi Channel Publishing für Desktops sowie Smartphones und Tablets sind möglich.

Die Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben wird vereinfacht und verbessert. Durch die Bündelung von allen Services und Tools werden Systembrüche und langes Suchen reduziert und damit viel Zeit eingespart.

Durch den Einsatz eines Single-Sign-On (SSO) Servers wird der User auch automatisch mit dem Login an seinem Arbeitsplatz im Portal angemeldet.

Digital Workplace networking

Der personalisierte Arbeitsplatz

Um eine Informationsüberflutung zu vermeiden, lässt sich der digitale Arbeitsplatz für den Nutzer personalisieren. Das bedeutet, dass er nur die Informationen bekommt, die für ihn relevant sind. Die zu personalisierenden Inhalte werden mit einer bestimmten Kategorie versehen, etwa für den Fachbereich eines Mitarbeiters oder dem Standort. Diese Kategorien werden dem Mitarbeiter zugeordnet.

Somit werden für jeden Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Inhalte angezeigt. Personalisierung ist hierbei vielfältig einsetzbar. Von Standort bezogenen News, abteilungsorientieren Blogbeiträgen, Räumen für Teams bis hin zu Dokumenten, die nur von bestimmten Personen gesehen werden dürfen, ist alles möglich.

Digital workplace teamwork

Unkomplizierte Zusammenarbeit – auch von Zuhause aus

Liferay bietet zahlreiche Werkzeuge und Möglichkeiten für eine umfangreiche Collaboration bzw. Zusammenarbeit. Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten, können sich einen geschützten Teamraum anlegen. Innerhalb dieses Raumes können Dokumente hochgeladen, gelesen und bearbeitet werden.

Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfolgt asynchron. Um Versionskonflikte zu vermeiden, können Dokumente im Digital Workplace ausgecheckt werden, so dass ein Dokument nicht gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden kann.

Ist eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten erwünscht, lässt sich das über ein Zusatzmodul „Synchrone Collaboration“ ermöglichen. Die Teamräume können mit Dokumenten-Verwaltung, Foren, Blogs, Kalendern und vielem mehr umfangreich ausgestattet werden.

Digital workplace workflows

Digitalisieren Sie Ihre Arbeitsprozesse

Im digitalen Arbeitsplatz lassen sich Workflows und Arbeitsprozesse durch Digitalisierung deutlich vereinfachen. Hier lohnt es sich zu überlegen, welche Arbeitsabläufe sich verbessern, vereinfachen oder sogar automatisieren lassen.

Workflow Engines unterstützen Sie, häufig vorkommende Prozesse zu vereinfachen und zeitsparender zu gestalten. Dadurch können Workflows im digitalen Arbeitsplatz ohne Unterbrechungen durchgeführt werden. Man muss also z. B. ein Dokument nicht mehr zum Unterschreiben und Stempeln ausdrucken und wieder einscannen.

Das macht die Prozesse effektiver, weniger fehleranfällig und zeitsparender. Klassische Beispiele sind der Urlaubsantrag, Zeitnachweise oder Freigabeprozesse. Wir unterstützen den Industriestandard BPM 2.0 über die Workflow-Engine Camunda.

Digital workplace workflows

Digital workplace E-learning

Weiterbildung durch E-Learning

Gerade neue Mitarbeiter lassen sich durch E-Learning schnell und unkompliziert mit dem richtigen Wissen versorgen. Wenn die Inhalte einmal erstellt sind, spart das bei jeder Neueinstellung Zeit für die Einarbeitung.

Der Nutzer kann zeit- und ortsunabhängig und selbständig lernen. Durch die offene Infrastruktur von Liferay ist es möglich, E-Learning-Systeme wie cBook von create.at in das System einzubinden.

Die E-Learning-Anwendungen bieten eine geschlossene Schulungsumgebung mit Online-Lektionen für Übungs- und Schulungsleiter. In der Anwendung können dem Nutzer fachliche Informationen sowie Softskills zur Verfügung gestellt werden. Die Lernerfahrungen und -fortschritte werden verfolgt und gespeichert.

Schnittstellen zu Ihren firmeninternen Applikationen

Im Digital Workplace können Sie die Daten aus allen weiteren, im Unternehmen eingesetzten Software-Systemen (z.B. ERP, CRM etc.) zusammen führen (sofern diese über Web-Schnittstellen verfügen). Die Anwendungen laufen nach wie vor eigenständig und können auch wie gewohnt bedient werden. Unsere Lösung ist hochflexibel in der Anbindung dritter Systeme.

Der Zugriff im Portal zentralisiert die wichtigsten Informationen über ein einheitliches und übersichtliches Front-End. Es können also z. B. die Gehaltsabrechnungen aus dem Finanzbuchhaltungssystem oder die offenen Supportanfragen beim IT-Support direkt im Portal angezeigt werden.

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Nutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung kann ebenfalls über externe Systeme erfolgen wie z. B. über ein Active Directory, das mit dem digitalen Arbeitsplatz verbunden ist (z. B. via LDAP).

Der Digital Workplace legt automatisch die User an, die im Active Directory hinzugefügt werden. Außerdem werden Rollen und Rechte gemäß der dort angelegten Gruppenrechte gesetzt.

Ein Administrator muss die Nutzerverwaltung also nicht an zwei Stellen vornehmen, sondern wie gewohnt im Active Directory. In unseren Lösungen können beliebig viele Nutzer angelegt werden.

Flexibles Hosting

Wir konfigurieren und installieren Ihren digitalen Arbeitsplatz auf Wunsch gerne „On Premise“, also in Ihrem Rechenzentrum oder direkt bei Ihnen auf Servern im Haus. So haben Sie die Kontrolle über die Applikation – ein großer Vorteil gegenüber extern gelagertem Code. Selbstverständlich bieten wir auch Hosting in der Cloud an, z. B. bei einem DSGVO konformen Rechenzentrum in Deutschland.

Benötigen Sie schnelle Erreichbarkeiten aus anderen Ländern, so können wir die Anwendung auch in einem vernetzen Servercluster installieren. So bleibt eine hohe Flexibilität, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit gegeben.

Integration und Skalierbarkeit

Liferay stellt die Grundlage für unseren digitalen Arbeitsplatz. Zusätzlich zur leistungsstarken Template-Engine bietet das Hybrid CMS eine Headless API. Damit können über Webschnittstellen Drittsysteme angebunden werden und zukünftiges Wachstum wird ermöglicht.

Dadurch kann die Digital Workplace-Lösung in bereits bestehende Infrastrukturen integriert werden. Unabhängig davon, ob die Daten in Liferay vorgehalten werden oder in einem bestehenden Ökosystem eingebunden sind.

Der OpenAPI Standard ermöglicht unseren Entwicklern die Anbindung von Systemen mit Webschnittstellen. So kann ein nahtloses Frontend mit allen täglich notwendigen Prozessen und Abläufen erstellt werden.

comundus unterstützt Sie bei der Planung, Strategie und Umsetzung Ihrer digitalen Arbeitsplätze. Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Erstellung und Positionierung von Portallösungen sind wir Ihr erster Ansprechpartner für den Weg in die Digitalisierung Ihrer Arbeitsplätze – von der Planung bis zur technischen Umsetzung.

Kontaktieren Sie uns.

Stefan Hilpp Leitung Marketing

E-Mail: Stefan Hilpp Tel.: +49 7151 96528-0

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