HR-Portal
Bündeln Sie Ihre HR-Prozesse unter einem Dach

Digitalisierung der HR-Prozesse spart viel Zeit - die sinnvoll an anderer Stelle eingesetzt werden kann

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein HR-Portal?

In einem HR-Portal bündeln Sie alle Daten, Aufgaben, Prozesse die bei der klassischen Personalarbeit anfallen. Von der Pflege der Stammdaten, On- und Offboarding-Prozesse, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, uvm. So lassen sich HR-Prozesse digitalisieren und es bleibt mehr Zeit für die Nähe zu den Mitarbeiter:innen.

Illustration eines HR-Portals

Human Ressources Digitalisierung

Viele HR-Prozesse können durch Informationstechnologie verschlankt und vereinfacht werden. Mittlerweile erwarten Bewerber und neue Mitarbeiter, ein gewisses Maß an Digitalisierung im HR. Doch die Anforderungen an Personalabteilungen sind vielfältig. Eine elektronische Gehaltsabrechnung bringt andere Anforderungen an eine Software mit, als eine Reisekostenabrechnung. Und viele Software-Lösungen sind auf einen Themenbereich spezialisiert.

Hier unterscheiden sich Unternehmensportale. Sie sind wie Baukastensysteme aufgebaut. Mit ihnen gelingt es somit, standardisierte HR-Prozesse zu automatisieren und die Personalabteilung in den Themen: z. B. On- und Offboarding, internes Recruiting, digitaler Urlaubsantrag, digitale Reisekostenabrechnung, Performance Management oder Workflows zu unterstützen. Gleichzeitig erfüllen sie die Anforderungen an ein Mitarbeiterportal und können als ein solches ausgebaut werden. Weitere interessante Schnittstellen z. B. zum Personal-Leasing oder Online-Assessment-Center sind möglich.

Über Portale einfach und schnell miteinander kommunizieren

Externer, weiterführender Artikel: Liferay und HR-Prozesse Content Manager

HR-Portal Funktionen

Mitarbeiterprofil im HR-Portal

Mitarbeiter- und Expertenprofile

Im HR-Portal werden Mitarbeiterprofile verwaltet – dort finden Sie Schulabschlüsse, Hard- und Soft- Skills, Projekterfahrungen und weitere Qualifikationen. Die Personalabteilung und Vorgesetzte haben so einen aktuellen Einblick über die Talente ihrer Mitarbeiter und erkennen, in welchen Bereichen diese gewinnbringend eingesetzt werden können. Der Bedarf an Weiterentwicklung wird sichtbar. Eine Experten-Suche im HR-Portal unterstützt die interne Stellenbesetzung und die Teambildung für geplante Aufgaben.

Mitarbeiterprofil im HR-Portal

Urlaubsanträge digital

Reisekostenabrechnungen und Urlaubsanträge stehen an erster Stelle, wenn die Personalabteilung ihre Prozesse digitalisiert. Es kann ein Freigabeprozess für die Anträge eingerichtet werden, sodass z. B. Vorgesetzte den Urlaub erst genehmigen müssen. Befindet sich dieser selbst im Urlaub, geht die Urlaubsanfrage an eine Stellvertretung. Den Mitarbeitern werden digitale Antragsformulare bereitgestellt, die eingetragenen Daten werden zwischen den Systemen innerhalb der Portallösung ausgetauscht und synchronisiert.

Digitalisierung im HR

Onboarding Prozess

Kleinunternehmen und Mittelständler haben häufig keine festen Abläufe, um neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen. Es soll schon vorgekommen sein, dass Neulinge sich ihren Stuhl selber aus dem Lager holen mussten und alleine zum Mittagessen gegangen sind. Abhilfe von diesem Desaster schaffen Onboarding-Prozesse ab dem ersten Arbeitstag, die im HR-Portal veröffentlicht sind. Dazu gehören Informationen zum Unternehmen, aber auch E-Learning Kurse. Ein kleiner, aber wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung im HR.

Weitere HR-Portal Funktionen in Liferay (Auszug)

Stammdaten- pflege

Reisekosten- abrechnung

internes Recruiting

Tools für Zusammenarbeit

betriebliches Gesundheits- management

Interne und externe Fortbildungen

(e)Learning

Zeugnisse verwalten

Gehalts- abrechnung (Payroll)

Digitales Performance Management / Zielvereinbarungen

Für das Performance-Management werden Personalabteilungen in HR-Portallösungen digital unterstützt. Der Bewertungsprozess begleitet die Gespräche der Mitarbeiter mit ihren Vorgesetzten zu Zielvereinbarungen, Freigabeprozesse der Ziele, Beobachtung des Zielerreichungsgrades, Bewertung der Ergebnisse und Endgespräche. Die verschiedenen HR-Systeme des Unternehmens werden integriert. Das HR-Portal begleitet die Vorgesetzten und Mitarbeiter durch den aktuell gelebten Zielvereinbarungs- und Performance Management Prozess.

Der Mitarbeiter wird direkt eingebunden und hat Zugriff auf die ihn betreffenden Gesprächsprotokolle, Entwicklungs- und Lernstände. Aus dieser Perspektive kann er seine Ziele betrachten und daran arbeiten. Alle Stakeholder des Performance-Management-Prozesses erhalten Rollen und Rechte. Damit wird gesichert, dass nur berechtigte Personen entsprechende Dokumente und Entwicklungen sehen können. Wer im Prozess nicht eingebunden ist, hat keinen direkten Zugriff auf die Mitarbeiterdaten.

Mehr dazu: Referenz  TMD Friction – HR-Portal für Performance Management

Mitarbeiterprofil HR-Portal

Persönliche Daten pflegen

Zunächst sollen Mitarbeiter im HR-Portal Zugriff zu ihren persönlichen Daten wie Bankverbindung, Foto und Wohnadresse erhalten und diese verwalten können. Dabei werden die Änderungen, die ein Mitarbeiter vornimmt, erst dann für alle Berechtigten sichtbar, sobald der zuständige Personalmanager diese freigegeben hat. Bis dahin sind die Informationen nur für den Mitarbeiter einsehbar. Dies machen filigrane Rechte- und Rollenkonzepte von Portalsytemen möglich.

Verschlüsselte Gehaltsabrechnung im persönlichen Posteingang

Höchst brisant sind die Daten in einer Gehaltsabrechnung. Sicher verschlüsselt und zum Beispiel in einem PDF-Format verpackt, wandert sie aus dem HR-System (Payroll) in den persönlichen Posteingangskorb der Mitarbeiter im HR-Portal. Der analoge Papierweg ist damit überflüssig und ein weiterer HR-Prozess lässt sich so digitalisieren.

Illustration Single Sign-on

Single Point of Entry – für mehr Zufriedenheit

Über seinen Browser hat der Mitarbeiter einen zentralen Zugang (Single Sign-on) zu allen Anwendungen, die für ihn wichtig sind. Denn im HR-Portal sind die geschäftsrelevanten Anwendungen, zum Beispiel HR, ERP, etc., integriert. Schnittstellen und Web-Services synchronisieren die Daten sicher zwischen der Portalwelt und den Anwendungen. Über Prozesse werden die einzelnen Elemente orchestriert. Ein HR-Portal mit Liferay deckt diese Anforderungen souverän ab.

Mehrstufige Worksflows und Arbeitsprozesse

Für zweistufige Prozesse (z. B. Antrag – Freigabe) bringt Liferay bereits eine Workflow-Engine in der Standardausführung mit (Kaleo). Für mehrstufige Workflows integrieren wir für Sie die Camunda Workflow Engine. Camunda BPM stellt sicher, dass definierte Geschäftsprozesse, die auch mehrere Stufen und Personen umfassen, erstellt, überwacht und verwaltet werden können. Die Workflow-Engine bietet eine überzeugende Alternative: Sie ist leicht und entwicklerfreundlich, hoch integrierbar und hochgradig anpassbar. Camunda BPM besteht aus mehreren Komponenten und Applikationen, mit denen auch technisch nicht versierte Anwender definierte Businessprozesse modellieren und ausführen können.

Ressourcenkalender

Ressourcenkalender

Einen Ressourcenkalender für die Verwaltung von z. B. Schulungsräumen, technischen Ausstattungen oder KFZ-Pools in einem HR-Portal aufzurufen, ist eine erhebliche Vereinfachung der Ressourcen-Reservierungen. Jeder Mitarbeiter hat standortunabhängig Blick auf buchbares Equipment. Zusätzlich werden Termine aus dem persönlichen Outlook-Kalender angezeigt und synchronisiert. Denn wer sich im Mitarbeiterportal eingeloggt hat, möchte den Ressourcenkalender auch dort pflegen und nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her hüpfen.

Ein Ressourcenkalender kann auch das Angebot von Weiterbildungsmaßnahmen für alle Mitarbeiter beinhalten. Hier helfen Voreinstellungen und eine Konfiguration des Kalenders, damit jeder Mitarbeiter nur für ihn relevante Seminare angezeigt bekommt.

E-Learing Modul im HR-Portal

E-Learning

Mitarbeiterportale oder HR-Portale mit Liferay haben eine offene Infrastruktur, die es ermöglicht, E-Learning-Systeme nahtlos zu integrieren. E-Learning-Anwendungen bieten eine geschlossene Schulungsumgebung mit Online-Lektionen für Übungs- und Schulungsleiter. Egal ob sich das Lernziel auf Fachliches oder Softskills konzentriert, die E-Learning-Systeme verfolgen und speichern alle Lernerfahrungen der Mitarbeiter. Sind alle Lernerfahrungen gesammelt, können die Verantwortlichen der Personalabteilung oder die Vorgesetzten leicht Lernlücken identifizieren und Verbesserungen quantifizieren.

Lernstandkontrolle oder Zielerfüllung werden dadurch gesteuert, Selbständiges und zeit- bzw. ortsunabhängiges Lernen wird unterstützt. Wieder ein kleiner Schritt für die Digitalisierung im HR Bereich.

E-Learning

Internes Recruiting

Mitarbeiterprofil im HR-Portal

Internes Recruiting

Manuelle Pflege von internen Job-Anzeigen in verschiedenen Systemen und Job-Portalen ist nicht mehr zeitgemäß. Für eine interne Jobsuche werden aus ihrem HR-System im Portal Daten zu einer Stellenanzeige angezeigt. Darüber hinaus wird die Online Bewerbung von der Personalabteilung gesteuert, in dem die benötigten Daten über Formulare abgefragt und eine Upload-Funktionalität angeboten werden.

Liferay

 Liferay passt sich Ihren Bedürfnissen an, nicht umgekehrt. Egal ob Kundenportal, Mitarbeiterportal, Intranet oder Self-Service-Portal. Die Open Source Portalsoftware bettet sich nahtlos in Ihre Infrastruktur ein.

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Mitarbeiterportal

Ein Mitarbeiterportal ist eine Online-Plattform, die Mitarbeitern eines Unternehmens einen zentralen Zugang zu Informationen, Dokumenten, Schulungen und anderen Ressourcen bietet. Es kann auch als interne Kommunikationsplattform dienen und es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitszeit zu verwalten, Urlaub zu beantragen und andere administrative Aufgaben zu erledigen.
Beispiel: die Oberfläche eines Self-Service-Portals

Self-Service Portal

Ein Self-Service Portal ermöglicht Benutzern, bestimmte Aufgaben oder Anfragen eigenständig zu erledigen, ohne dass sie die Hilfe von Support-Mitarbeitern benötigen. Es bietet den Benutzern Zugriff auf verschiedene Ressourcen, wie z.B. FAQs, Knowledge-Base-Artikel, Video-Tutorials, Online-Formulare oder Chatbots, um ihre Fragen zu beantworten oder Probleme zu lösen.
Beispiel: Die übersichtliche Oberfläche eines Intranets

Intranet

Ein Intranet ist ein privates Portal, das innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation eingesetzt wird, um den Austausch von Informationen und Ressourcen zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern. Es bietet einen sicheren und geschützten Zugang zu verschiedenen internen Anwendungen, Dokumenten und Systemen und verbessert Kommunikation sowie Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.
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Digital Workplace

Ein digitaler Arbeitsplatz ist ein Online-Portal, das Mitarbeitern eines Unternehmens einen zentralen Zugang zu allen relevanten Informationen, Anwendungen und Kommunikationskanälen bietet. Arbeitsprozesse können digitalisiert und automatisiert werden, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.
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Kundenportal

Eine Kundenportal Software wird von Unternehmen bereitgestellt, um ihren Kunden einen zentralen Zugang zu verschiedenen Ressourcen und Dienstleistungen zu bieten. Es ermöglicht Kunden, ihre eigenen Kontoinformationen, Bestellungen, Zahlungen, Rechnungen und andere wichtige Informationen einzusehen und zu verwalten, den Support zu kontaktieren oder zusätzliche Produkte und Dienstleistungen zu bestellen.

Häufig gestellte Fragen

Ein HR-Portal verbessert das Personalmanagement, automatisiert HR-Prozesse, verbessert die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit und fördert die Zusammenarbeit, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führen kann.
In einem HR-Portal bündeln Sie alle Daten, Aufgaben, Prozesse die bei der klassischen Personalarbeit anfallen. Von der Pflege der Stammdaten, On- und Offboarding-Prozesse, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen (etc.) und macht die relevanten Prozesse und Dokumente an einer zentralen Stelle Mitarbeitern zugänglich.
Manche Softwarelösungen haben ein benutzerdefiniertes Preismodell mit monatlichen oder jährlichen Kosten pro Benutzer oder nach Speicherbedarf. Andere bieten Lösungen in einer Basisversion kostenlos an und berechnen Erweiterungen (Freemium Modell). Mit Open Source Portallösungen haben Sie hingegen einen initialen Aufwand für Einrichtung und Integration in Ihre IT-Landschaft, es entfallen jedoch die monatlichen Kosten – es ist auch mehr Flexibilität gegeben als bei Produkten mit einem festen Funktionsumfang. Je nach Anforderung kommt eines oder mehrere dieser Modelle in Frage. Mit sehr spezifischen Anforderungen oder Schnittstellen und mehr als einer Handvoll Nutzern lohnt sich langfristig immer die Integration einer Portalsoftware wie z. B. Liferay.
Ein gutes HR-Portal sollte eine einfache Navigation, benutzerdefinierte Informationsarchitektur, leistungsstarke Suchfunktionen, Integration von HR-Anwendungen und eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten.
Ein HR-Portal sollte grundlegende Funktionen wie Personalakten, Mitarbeiterdatenmanagement, Urlaubsmanagement und ein Onboarding-Tool bieten. Eine Personalisierungsoption und ein einfaches Design sind ebenfalls wichtig.
Grundsätzlich können alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder Branche von einem HR-Portal profitieren, da es dazu beitragen kann, personalbezogene Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Insbesondere Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und komplexen HR-Prozessen wie beispielsweise der Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung oder Weiterbildung können von einem HR-Portal profitieren.
Die Software Liferay eignet sich sehr gut für ein HR-Portal. Liferay ist eine führende Open-Source-Plattform, die eine breite Palette von Funktionen bietet, um ansprechende und kollaborative Web-Portale zu erstellen.
HR-Portale sind sehr spezialisierte und individuelle Anwendungen mit meist mehreren Schnittstellen in hauseigene HR-Systeme. Mit Portalsoftware, wie z. B. der Open Source Plattform Liferay kann ein Enterprise Portal integrativ auf Ihre Infrastruktur angepasst werden.
HR-Portale können die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern verbessern, indem sie den Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle für Personalinformationen und -anfragen bieten.
Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Datenverschlüsselung auf dem neuesten Stand ist, starke Passwortrichtlinien implementiert sind und dass nur autorisierte Personen auf das Portal zugreifen können.
Ein HR-Portal ist ein spezialisiertes Mitarbeiterportal, das sich ausschließlich auf HR-bezogene Funktionen konzentriert. Im Gegensatz dazu umfasst ein Mitarbeiterportal oft eine breitere Palette von Funktionen wie z.B. interne Kommunikation, Projektmanagement und Unternehmensressourcen. Das HR-Portal hingegen enthält in der Regel Funktionen wie Personalakten, Leistungsbeurteilungen, Gehaltsabrechnungen und andere HR-spezifische Prozesse und Anwendungen.