Mitarbeiterportal 2.0

Stefan Hilpp Leitung Marketing & Vertrieb

E-Mail: Stefan Hilpp Tel.: +49 7151 96528-0

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Mitarbeiterportal - Zentrale Lösung für unternehmensweites Arbeiten

Was ist ein Mitarbeiterportal?

Ein Mitarbeiterportal ist eine browserbasierte Anwendung. Sie bündelt sämtliche Informationen, Prozesse und Applikationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Oberfläche.

Für die Mitarbeiter wird alles personalisiert zur Verfügung gestellt, jederzeit und überall. Informationen, die zur Verrichtung der täglichen Arbeit benötigt werden, können vom Mitarbeiter schnell und aktuell über das Mitarbeiterportal beschafft und weitergegeben werden. Betriebliche Arbeitsabläufe und administrative Aufgaben werden effizient unterstützt.

Für unsere Mitarbeiterportal Lösung setzen wir die Software Liferay ein, die 2021 von Gartner zum 11. Mal in Folge als Leader bewertet wurde.

Anmerkung: Die Bezeichnung „Mitarbeiter“ impliziert m/w/d und wird lediglich zur Vereinfachung genutzt.

Mitarbeiterportal - Zentrale Lösung für unternehmensweites Arbeiten

Welche Vorteile bringt ein Mitarbeiterportal?

Wichtige Informationen können schnell und einfach alle Mitarbeiter erreichen. Es entsteht eine transparente Kommunikation im Unternehmen durch gemeinsam nutzbare Funktionen wie z. B. Foren, Teamräume und gemeinsame Kalender.

Wissen und wichtige Informationen können einfach erfasst, organisiert und bereitgestellt werden. Durch digitale Bildungsangebote und E-Learning-Kurse können sich die Mitarbeiter jederzeit fortbilden. Onboarding-Prozesse werden vereinfacht. Kurz: Sie sparen Zeit und Kosten durch automatisierte und beschleunigte Geschäftsprozesse.

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Mitarbeiterportal Rhenus Logistic für 28.000 Mitarbeiter weltweit, in 6 Sprachen und mit über 30 angebundenen Systemen.

Human Resources (HR): Mitarbeiter auf einen Blick

In einem integrierten Mitarbeiterportal können die Profile Ihrer Mitarbeiter verwaltet werden. Dort finden Sie Schulabschlüsse, Akademischer Grad, Hard- und Softskills, Projekterfahrungen und weitere Qualifikationen.

Dadurch haben Ihre Vorgesetzten und die Personalabteilung einen aktuellen Einblick über die Talente und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Finden Sie Mitarbeiter nach Profil und Qualifikation, z. B. in der Teamplanung oder für interne Stellen. Ein Mitarbeiter-Portal kann auch um HR-Komponenten erweitert werden.

E-Learning im Mitarbeiterportal

Collaboration - digitale Teamarbeit

Eine der Stärken von Liferay liegt im Bereich der Collaboration bzw. Zusammenarbeit. Es bietet zahlreiche Werkzeuge und Möglichkeiten. Teams, die gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, können sich innerhalb des Mitarbeiterportals einen geschützten Teamraum anlegen.

Die benötigten Rechte, um innerhalb des Teamraums Dokumente zu lesen, bearbeiten, einstellen oder teilen zu können, werden vordefiniert oder können pro Teammitglied vergeben werden. Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfolgt asynchron. Zur Bearbeitung können Dokumente im Portal ausgecheckt werden, so dass es nicht zu Versionskonflikten kommt, weil zwei Mitarbeiter dasselbe Dokument zeitgleich bearbeiten wollen.

Ist diese gleichzeitige Bearbeitung an Dokumenten gewünscht, so kann das über das Zusatzmodul „Synchrone Collaboration“ ermöglicht werden. Teamräume lassen sich dabei umfangreich ausstatten: Dokumenten-Verwaltung, Forum, Blog, Kalender und vieles mehr.

Wissensmanagement im Mitarbeiterportal in Liferay

Wissensmanagement - ein zentraler Ort für Wissen

Die Liferay Wissensdatenbank bzw. Knowledge Base ist ein bewährtes und von Liferay selbst entwickeltes Modul, welches Nutzern zur Verfügung steht. Sie wird vom Hersteller im eigenen Online-Portal für die Software-Dokumentation genutzt. Die Liferay Knowledge Base repräsentiert klassisches Wissensmanagement auf Basis einer baumartig strukturierten Wissensdatenbank.

Der große Vorteil besteht darin, dass es sich um eine bereits ins Portal integrierte Lösung handelt. Somit sind keine Schnittstellen zu anderen Systemen notwendig und über die globale Volltextsuche werden Knowledge-Base-Artikel gefunden, sofern der Mitarbeiter die entsprechenden Leserechte besitzt. Dadurch bleibt bei einer sorgfältigen Pflege das Wissen im Unternehmen auffindbar und skalierbar.

Weitere Tools wie ein FAQ oder ein Wiki unterstützen professionelles Wissensmanagement ebenfalls. Dadurch kann z. B. der hausinterne Support deutlich entlastet werden.

Mobiler Arbeitsplatz - Homeoffice für alle

Ihre Mitarbeiter wollen an jedem Ort und zu jeder Zeit auf den Inhalt des Mitarbeiterportals zugreifen. Liferay ermöglicht ein responsives Design und hat damit auf die Frage nach flexibler Oberflächengestaltung und -logik eine Antwort. Es erlaubt Multi Channel Publishing für Desktops sowie mobile Geräte wie Smartphones oder Tablet-PCs.

Entweder können für verschiedene Ausgabegeräte unterschiedliche Websites angelegt werden oder es wird bei der "All-in-One"-Lösung ein responsives Layout eingesetzt. Durch ein responsives Layout passt sich der Aufbau der Seite automatisch an die Darstellungsmöglichkeiten des Endgerätes an.

Gerade in Zeiten einer Pandemie sind Ihre Mitarbeiter flexibel und können jederzeit von Zuhause mit dem Mitarbeiterportal arbeiten.

Onboarding - Mitarbeiter digital einlernen

Ein Mitarbeiterportal kann Sie beim Onboarding (Einarbeitung) neuer Mitarbeiter unterstützen. Prozesse und Workflows können digitalisiert werden. Den neuen Mitarbeitern können alle Informationen zum Unternehmen im Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden.

Mitarbeiter können auf häufig gestellte Fragen im FAQ schnell Antworten finden und sich in Teams (Teamräume) mit direkten Teamkollegen organisieren. Mit einem digitalen Telefonbuch, im Idealfall mit einer Expertensuche, können Ansprechpartner für spezielle Themen schnell gefunden werden.

Zeit und Kosten sparen mit Automation

In einer Mitarbeiterportal-Software können Geschäftsprozesse digitalisiert werden. Es lohnt sich, kritisch zu hinterfragen, wie die täglich anfallende Arbeit im Unternehmen erledigt wird. Wo lassen sich Abläufe verbessern, vereinfachen oder sogar automatisieren?

In diesem Moment dreht sich alles um das Thema „Workflow Management”. Workflow Engines unterstützen Sie, Ihre Routineabläufe zeitsparend und einfach zu gestalten.

Diese können ohne Medienbrüche durchgeführt werden, d. h. ohne ausdrucken, unterschreiben, stempeln und wieder einscannen. Das spart Zeit und es macht viele Prozesse effektiver und resistenter gegen Fehler.

Prozesse wie ein Urlaubsantrag können ohne Papier und ständiges Hin und Her schnell und einfach durchgeführt werden. Auch das Bestellwesen im Unternehmen kann durch eine Abbildung im Mitarbeiterportal leicht und effektiv digitalisiert werden.

Modellieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Camunda BPM. Erstellen und verwalten Sie mehrstufige Workflows mit beliebig vielen Beteiligten. Wir haben die Camunda BPM Workflow Engine

in Liferay integriert.

Personalisierung von Inhalten

Inhalte lassen sich im Portal für Mitarbeiter personalisiert ausgeben, um eine Informationsüberflutung einzuschränken. Die zu personalisierenden Inhalte werden mit einer bestimmten Kategorie versehen, etwa für den Fachbereich eines Mitarbeiters oder dem Standort. Diese Kategorien werden dem Mitarbeiter zugeordnet. Somit werden für jeden Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Inhalte angezeigt.

Personalisierung ist hierbei vielfältig einsetzbar. Von Standort bezogenen News, abteilungsorientierten Blogbeiträgen, Räumen für Teams bis hin zu Dokumenten, die nur von bestimmten Personen gesehen werden dürfen, ist alles möglich.

Experten und Mitarbeiter im Portal schnell finden

Experten gezielt finden

Eine Expertensuche, teilweise auch als Yellow Pages bekannt, hilft vor allem neuen Mitarbeitern, schnell und einfach einen Experten für einen gewissen Bereich zu finden. Über ein spezielles Suchformular können bestimmte gewünschte Eigenschaften wie Fachkompetenzen, Sprachkenntnisse oder Projekterfahrungen ausgewählt werden. Passende Experten werden daraufhin in einer Ergebnisliste angezeigt, wo sie sich anklicken lassen und auf das Profil verlinken.

Im Profil des Mitarbeiters werden seine Eigenschaften und seine Kontaktdaten dargestellt (entsprechend den Suchkategorien). Es enthält zusätzlich freie Felder, in denen er seine Expertise detaillierter beschreiben kann.

Schnittstellen

Die Mitarbeiterportal-Software Liferay kann die Daten aus allen weiteren, im Unternehmen eingesetzten Software-Systemen (z.B. ERP, CRM etc.) zusammen führen (sofern diese über Web-Schnittstellen verfügen).

Die Anwendungen laufen nach wie vor eigenständig und können auch wie gewohnt bedient werden. Der Zugriff im Portal zentralisiert die wichtigsten Informationen über ein einheitliches und übersichtliches Front-End. Es können also z. B. die Gehaltsabrechnungen aus dem Finanzbuchhaltungssystem oder die offenen Supportanfragen beim IT-Support direkt über die Schnittstellenfähigkeit im Portal angezeigt werden.

Autoneum Mitarbeiterportal

Nutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung kann ebenfalls über externe Systeme erfolgen, wie z. B. über ein Active Directory, das mit dem Mitarbeiterportal verbunden ist (z. B. via LDAP).

Das Mitarbeiterportal legt automatisch die User an, die im Active Directory hinzugefügt werden und kann Rollen und Rechte auch gemäß der dort angelegten Gruppenrechte setzen. Ein Administrator muss die Nutzerverwaltung also nicht an zwei Stellen vornehmen, sondern wie gewohnt im Active Directory.

Mitarbeiterportal on premise oder Cloud Hosting

Flexibles Hosting

Wir konfigurieren und installieren Ihr Mitarbeiterportal auf Wunsch gerne „On Premise“, also in Ihrem Rechenzentrum oder direkt bei Ihnen auf Servern im Haus. So haben Sie die Kontrolle über die Applikation – ein großer Vorteil gegenüber extern gelagertem Code. Selbstverständlich bieten wir auch Hosting in der Cloud an, z. B. bei einem DSGVO-konformen Rechenzentrum in Deutschland.

Benötigen Sie schnelle Erreichbarkeiten aus anderen Ländern, so können wir die Anwendung auch in einem vernetzen Servercluster installieren. So bleibt eine hohe Flexibilität, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit gegeben.

Mitarbeiterportale können zukunftssicher horizontal (mehr User) und vertikal (mehr Funktionen) skaliert werden

Integration und Skalierbarkeit

Liferay stellt die Grundlage für unser Mitarbeiterportal. Zusätzlich zur leistungsstarken Template-Engine bietet das Hybrid CMS eine Headless API. Damit können über Webschnittstellen Drittsysteme angebunden werden und zukünftiges Wachstum wird ermöglicht.

Dadurch kann die Mitarbeiterportal-Lösung in bereits bestehende Infrastrukturen integriert werden. Unabhängig davon, ob die Daten in Liferay vorgehalten werden oder in einem bestehenden Ökosystem eingebunden sind.

Der OpenAPI-Standard ermöglicht unseren Entwicklern die Anbindung von Systemen mit Webschnittstellen. So kann ein nahtloses Frontend mit allen täglich notwendigen Prozessen und Abläufen erstellt werden.