Liferay Wissensmanagement
Verwalten, finden & organisieren

Wissen muss intelligent hinterlegt werden, damit es jederzeit auffindbar ist.

Lesezeit ca. 5 Min.

Inhaltsverzeichnis

Als Experten für Unternehmensportale bringen wir Ihr Wissensmanagement und die IT zusammen. Liferay Wissensmanagement ist ein bedeutender Wirtschaftsfaktor und gewinnt durch die Revision der ISO 9001 an Bedeutung. Diese fordert einen systematischen Umgang mit dem Wissen im Unternehmen, d.h.:

Liferay Wissensmanagement - Vom Papier zur Digitalisierung

Wissen bestimmen

Was ist für ein erfolgreiches Wissensmanagement zu tun, wenn die Unternehmens-Strategie steht und die Wissensziele formuliert sind? Eruieren Sie, welches Wissen zu Produkten, Markt, Technologien und Kundenprozesse benötigt wird, um wettbewerbsfähig und erfolgreich zu sein. Es ist wichtig, das vorhandene Wissen in der Organisation zu identifizieren und zu bestimmen. Dies kann durch die Durchführung von Wissenslandkarten, Interviews mit Mitarbeitern, Umfragen oder andere Analysemethoden erfolgen. Eine Portalsoftware kann dabei helfen, relevante Informationen zu sammeln und zu strukturieren.

Mehr dazu in unserem Blog Wissensmanagement

Wissen identifizieren

Welche externen und internen Wissensquellen stehen Ihnen zur Verfügung? In welchen internen Dokumenten, Datenbanken, Archiven, Akten und Köpfen der Mitarbeiter ist das Wissen vorhanden? Neben dem bestehenden Wissen ist es wichtig, auch neues Wissen zu identifizieren und einzubeziehen. Das kann beispielsweise durch die Einführung von Feedbackmechanismen, Ideenmanagement oder durch das Einbinden von externen Wissensquellen geschehen. Eine Portalsoftware kann dabei unterstützen, relevante Informationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zu analysieren.

Tipp: Für die Identifikation des internen Wissens empfehlen wir Ihnen eine Enterprise Search und die Erfassung von Expertenwissen im Mitarbeiterportal sowie eine Expertensuche.

Wissen verteilen/vermitteln

Ist Wissen in Köpfen und Dokumenten verankert, so braucht es immer auch Menschen, die fähig sind, die Informationen anderen zu vermitteln, sie anzureichern und zu tauschen. Doch wie bringen Sie das Wissen an den richtigen Ort? Sobald das Wissen erfasst wurde, muss es effektiv an die relevanten Personen in der Organisation verteilt und vermittelt werden. Eine Portalsoftware kann als zentrale Plattform dienen, um Wissensartikel, Dokumente, Schulungsmaterialien, Videos oder andere Informationsquellen zu speichern und zu teilen. Die Software kann dabei Funktionen wie Suchfunktionen, Kategorisierung, Benachrichtigungen und Benutzerzugriffssteuerung bereitstellen, um den Zugriff auf das Wissen zu erleichtern.

Tipp: Teamräume, die im Intranet von jedem Mitarbeiter angelegt werden können, unterstützen den Wissensaustausch. Kollegen können online in diese Teams eingeladen werden. Von großer Bedeutung ist der mobile Zugriff. Mitarbeiter können von jedem Ort aus Informationen und Anwendungen nutzen.
Mitarbeiterportale bieten den Zugriff auf gemeinsame Dokumentenbibliotheken und Wissensforen von verschiedenen Unternehmensstandorten aus.

Wissen erwerben und entwickeln

Wissensentwicklung ist ein ergänzender Baustein zum Wissenserwerb. Jedes Wissen, das nicht durch den Wissenserwerb abgedeckt werden soll oder kann, z. B. Einkauf von externen Spezialisten, muss intern entwickelt werden. Wissensmanagement beinhaltet auch den kontinuierlichen Prozess des Wissenserwerbs und der Wissensentwicklung. Eine Portalsoftware kann Funktionen wie E-Learning-Module, Schulungsmaterialien, Diskussionsforen oder Online-Kollaborationstools bereitstellen, um den Mitarbeitern dabei zu helfen, neues Wissen zu erwerben und vorhandenes Wissen weiterzuentwickeln.

Tipp: In einem Mitarbeiterportal können Projektgruppen oder Expertenteams gebildet werden, damit ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter in Projekt-/Teamräumen zu arbeiten und dort Wissen auszutauschen.

Explizites Wissen bewahren

Explizites Wissen bezieht sich auf das formalisierte und dokumentierte Wissen, das leicht ausgedrückt und übertragen werden kann. Eine Portalsoftware kann als zentrale Wissensdatenbank dienen, um explizites Wissen in Form von Dokumenten, Richtlinien, Handbüchern oder anderen digitalen Ressourcen zu speichern und zu archivieren.

Implizites Wissen bewahren

Implizites Wissen ist schwer formalisierbar und steckt in den Köpfen der Mitarbeiter. Es kann durch den Austausch von Erfahrungen, Experten-Netzwerken oder Mentoring weitergegeben werden. Eine Portalsoftware kann Funktionen wie soziale Netzwerke, Expertenprofile oder Online-Kommunikationstools bereitstellen, um den Austausch von implizitem Wissen zu fördern und zu unterstützen.

Wissen bereitstellen

Eine Portalsoftware kann als zentrale Anlaufstelle dienen, um Wissen bereitzustellen. Mitarbeiter können über das Portal auf das gesammelte Wissen zugreifen, sei es explizites oder implizites Wissen. Die Portalsoftware kann dabei verschiedene Funktionen bieten, um den Zugriff zu erleichtern, wie beispielsweise eine benutzerfreundliche Oberfläche, Suchfunktionen, personalisierte Empfehlungen, Tags oder Kategorien zur Organisation des Wissens.

Tipp: Moderne Enterprise Searches, wie Elasticsearch und iFinder erfüllen die Erwartungen der Nutzer: „Suchen, bitte so einfach wie mit Google“. Ein Unternehmensportal kann die Königslösung für ein erfolgreiches Wissensmanagement sein.

Zusätzlich zu den oben genannten Themen des Wissensmanagements gibt es auch weitere Aspekte, die bei der Implementierung einer Portalsoftware für das Wissensmanagement berücksichtigt werden sollten. Dazu gehören die Sicherheit und Zugriffskontrolle, um den Schutz vertraulicher Informationen zu gewährleisten, die Integration mit anderen Systemen und Tools in der Organisation, um den nahtlosen Informationsaustausch zu ermöglichen, sowie die kontinuierliche Aktualisierung und Pflege des Wissens, um sicherzustellen, dass es relevant und aktuell bleibt.

Insgesamt kann eine Portalsoftware wie Liferay eine wertvolle Ressource sein, um effektives Wissensmanagement in einer Organisation zu unterstützen. Sie bietet eine zentrale Plattform für die Erfassung, Organisation, Speicherung, Verteilung und Nutzung von Wissen, um den Mitarbeitern den Zugriff auf relevante Informationen zu erleichtern und die Zusammenarbeit und Effizienz zu verbessern.

Wie lässt sich Wissen in Ihrem Mitarbeiterportal integrieren?

comundus unterstützt Sie bei der Planung, Strategie und Umsetzung Ihres Mitarbeiterportals. Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Erstellung und Positionierung von Portallösungen sind wir Ihr erster Ansprechpartner für den Weg in die Digitalisierung – von der Planung bis zur technischen Umsetzung.