Warum sollte man eine Enterprise Collaboration einführen?
Ihre Mitarbeiter wollen ihr Wissen teilen, kommentieren und bewerten. Ein offener Dialog zwischen Partnern, Kunden und Mitarbeitern zählt heute mehr denn je. Doch wie und wo wird Wissen gespeichert, archiviert und geteilt. Findet jeder, was er oder sie sucht? Und wie entsteht der Dialog über das Wissen? Nur in der Kaffeeküche? Was machen die Mitarbeiter/innen, die im Homeoffice arbeiten?
Unternehmen erkennen die Chancen der vernetzten Kommunikation immer häufiger und stellen auf ihren Kommunikationsplattformen „Enterprise Collaboration Funktionen“ zur Verfügung. Das Nutzen von Team-Chats oder Gruppenräumen ist dabei nur eines von vielen Beispielen. Denn ein echtes Unternehmensportal bietet sehr viel mehr Vorteile von Collaboration Funktionen:
Warum ist Collaboration wichtig? Ist es das gleiche wie Social Media?
Unter dem Begriff „Social Media“ werden häufig Plattformen wie Xing, LinkedIn, Facebook, Instagram, TikTok, Twitter usw., aber auch Wikis, Blogs und Foren zusammengefasst. Insofern sind diese sozialen Medien eine der technischen Möglichkeiten für eine interaktive Kommunikation innerhalb von Mitarbeitern, aber auch zwischen Unternehmen.
Wie oben beschrieben, beinhalten Collaboration Tools zum Beispiel in Portalen, die mit Liferay erstellt werden, verschiedene Kanäle für die Zusammenarbeit: Foren, Communitys, Wikis und Blogs gehören heute selbstverständlich zur internen Kommunikation.
Warum sind diese Kanäle so wichtig?
- Mitarbeiter sind interaktiv und diskutieren gerne mit
- Beiträge können zum einen kommentiert, aber auch bewertet werden (z. B. über eine Bewertungsfunktion)
- Mitarbeiter können Beiträge mit Schlagworten versehen (sog. TagClouds) und geben diesen so Relevanz
- Wiki-Seiten informieren Mitarbeiter über die Aktivitäten anderer Abteilungen und Projektgruppen
- über Feedback Funktionen können Mitarbeitern direkt über Themen abstimmen
- über Foren entsteht ein abteilungsübergreifender Wissensaustausch
- Mitarbeiter agieren nicht mehr nebeneinander, sondern miteinander
- durch den Austausch können Erkenntnisgewinne bei den Mitarbeitern entstehen
- Mitarbeiter identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen
- in persönlichen Profilen werden berufliche und private Interessen vermerkt. Somit können sich Gruppen mit gemeinsamen Interessen schneller finden.
4. Kommunikation:
Je länger die Betriebszugehörigkeit von Mitarbeitern, desto bequemer ist häufiger die Komfortzone. Holen Sie kommunikative Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot, lassen Sie diese die Funktionen testen, bewerten und führen Sie einen Dialog über Lösungswege. Je nach Unternehmensgröße können auch ganze Abteilungen neue Releases testen und Feedback geben.
5. Kompatibilität:
Sie haben Mitarbeiter ohne eigenen PC-Zugang, die sich mit ihrem Smartphone in das Mitarbeiterportal einloggen? Dann sollten sie sicherstellen, dass alle Anwendungen auch ein responsives Design ausgeben können. Berücksichtigen Sie wirklich jede Abteilung, jedes Team, denn darum geht es bei Collaboration Funktionen, dass sich alle Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig miteinander vernetzen und kommunizieren können.
Welche Arten der Zusammenarbeit gibt es?
Liferay Collaboration: Bündeln Sie ihre bestehenden Anwendungen in einem Portal
Es gibt viele Vorteile, warum sich Portale wie z. B. Mitarbeiter- oder HR-Portale lohnen. Sämtliche Collaboration Tools können in diese integriert oder mit den bereits vorhandenen System per Schnittstelle (siehe auch API- und Schnittstellen) angebunden werden. Zusätzlich profitieren Ihre Mitarbeiter von pragmatischen Features wie z. B. Single Sign-On, dem einmaligen Einloggen in ein Webportal. Im Anschluss sind sämtliche Anwendungen und Programme, die durch Benutzer- und Rechtemanagement in Liferay definiert wurden, ohne weitere Anmeldung zugänglich. Über ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbessern und digitalisieren Sie nicht nur die Ablagestruktur, sondern machen das enthaltene Wissen auch zugänglich.
Sie möchten nicht nur wenigen Mitarbeitern das Erstellen von Inhalten überlassen, sondern mehrere Abteilungen einbinden?
Genau hierfür wurde das Liferay CMS entwickelt. Über Rollen- und Rechte wird gesteuert, wer Inhalte erstellen darf, wie diese freigeben und veröffentlicht werden.
