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Liferay Wiki

Wissensmanagement leicht gemacht

Was ist ein Wiki?

Das Wort Wiki kommt aus dem Hawaiischen und bedeutet „schnell“. Ein Wiki ist eine Seitensammlung verschiedener Informationen, die schnell durchsuchbar bzw. überschaubar sind. Nutzer können diese (je nach Berechtigungsmodell) nicht nur lesen, sondern auch ändern.

Durch Querverweise können Artikel mit anderen verbunden werden. Jeder Artikel lässt sich durch eine Bearbeitungsfunktion direkt auf der Seite anpassen. Dadurch unterstützt ein Wiki den Wissensaustausch der Nutzer. Durch die freischaltbare Änderungsfunktionen können falsche Informationen schnell und einfach direkt von Nutzern verbessert werden.

Die Zugriffsrechte (wer darf lesen, wer schreiben?) sind über ein Rollen- und Rechtesystem einstellbar

Erweiterte Möglichkeiten

Klassische Wikis sind häufig im Internet zu finden. Durch Open-Source-Software kann heute jeder sein eigenes Wiki erstellen und zum Wissensaustausch nutzen. Enterprise-Wikis, oder auch Unternehmenswikis genannt, sind Wikis die innerhalb eines Firmennetzwerkes oder auch im Intranet genutzt werden.

Diese können gesteuerte Nutzer-Zugriffe ermöglichen und so Bereiche schaffen, die nicht jeder sehen kann. Das kann vor allem für die Zusammenarbeit in Projekten genutzt werden. Gleichzeitig kann ein Wiki als Dokumentationsgrundlage für Projekte oder Produkte genutzt werden. Dadurch sind die erarbeiteten Ergebnisse schnell für alle einsehbar.

Durch ein Wiki enthält der Support, z. B. in einem Kundenportal eine Wissenssammlung, auf die problemlos für einzelne Fragestellungen verwiesen werden kann.

Durch eine Suche im Wiki können die Informationen schnell gefunden werden. Es ist wichtig, das Wiki regelmäßig auf veraltete Informationen zu durchsuchen und diese dann zu bearbeiten. Dafür bietet das Wiki in Liferay eine Wiedervorlage-Funktion, mit der Redakteure nach einem definierten Zeitraum die erstellten Einträge erneut und automatisch zur Prüfung vorgelegt bekommen.

Darüber hinaus können leicht „verwaiste“ (also selten besuchte) Artikel identifiziert werden. Alle Wiki-Einträge können mit Kategorien und Suchworten (technisch „Tags“) versehen werden. Dies erleichtert das Auffinden relevanter Inhalte stark und ist die Grundlage für eine spätere Personalisierung des Portals.

Im Zuge des Web 2.0 trat das Wiki seinen Siegeszug in den Portalen an, insbesondere in den Bereichen „Mitarbeiterportal“ und „Digitale Zusammenarbeit“.

Im Liferay ist bereits ein professionelles Wiki mit folgenden Funktionen enthalten:

  • Nutzerfreundliches Anlegen und Bearbeiten von Wiki-Artikeln durch integrierten Inline-Editor
  • Artikel-Anhänge, z.B. Bilder oder Dokumente
  • Verknüpfungen mit anderen Inhalten, z.B. Dokumenten, Web-Artikeln
  • Artikel können in Form einer Baumstruktur angelegt und navigiert
  • Verschieben von Artikeln in der Gesamtstruktur
  • Papierkorb-Funktion verhindert versehentliches Löschen
  • Bewertung und Kommentarfunktion
  • Abonnementfunktion (RSS und E-Mail)
  • Wiki-interne Suche
  • Artikelhistorie mit Versionsvergleich und Funktion zur Wiederherstellung vorangegangener Versionen
  • Übersicht der letzten Änderungen
  • Gesamtübersicht verwaiste Artikel (d.h. Artikel auf die nicht im Wiki verlinkt wird)
  • Übersicht referenzierende und referenzierte Artikel
  • Granulare Einstellung von Berechtigungen – Wiki übergreifend und für einzelne Artikel
  • Zuordnung von Kategorien und Schlagworte
  • Automatische Aufnahme von Wiki-Artikeln in die Volltextsuche des Portals
  • Optional Integration eines Veröffentlichungs-Workflows

 

Auch optisch ist das Liferay-Wiki ein flexibles Instrument, denn neben der Standardvorlage können weitere Vorlagen erstellt werden, um das Erscheinungsbild des Wikis anzupassen, ohne in den Entwicklungscode einzugreifen.

Im Rahmen des internen Qualitätsmanagements, etwa nach ISO 9000 oder ISO 9001 kann ein Wiki auch für die Dokumentation eingesetzt werden. Es bietet sich sogar an, denn Bezüge zwischen einzelnen Elementen können hier einfach mittels Verlinkung realisiert werden. Es verfügt über eine Versionshistorie samt Versionsvergleich. Ebenfalls kann in Liferay ein Workflow hinterlegt werden, der Veröffentlichungen von Anpassungen erst nach entsprechender Freigabe ermöglicht..

Das Liferay-Wiki enthält zusätzlich Portlets (frei in einem Layout platzierbare Elemente) für eine Baumnavigation und für die prominente Platzierung besonders wichtiger Wiki-Artikel auf einer vom Wiki losgelösten Seite innerhalb des Portals.

Für bereits vorhandene Wikis existiert eine Import-Schnittstelle für Wiki-Artikel im verbreiteten MediaWiki-Format.

Im Portal können beliebig viele Wikis für unterschiedliche Anforderungen angelegt werden, z.B. ein Unternehmenswiki, Wikis für einzelne Produkte, Dienstleistungen, Abteilungen und Projekte.

Dies macht das Wiki in Lifery zu einem mächtigen Tool in der Klaviatur des Wissensmanagements.