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Kundenportal Polygate AG

auf Basis von Liferay Portal

Die Polygate AG betreut private und geschäftliche Kunden aus dem In- und Ausland bei einer Vielzahl von Themen im HR-Bereich.

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Zu den wesentlichen Kernleistungen von Polygate gehört die „Lohnadministration“ für unterschiedliche Firmenkunden, sowie Unterstützung von Freelancern in Unternehmen. Bei der Lohnadministration gab es zahlreiche Medienbrüche, die mittels E-Mailversand gelöst wurden, da die Berechnung der Mitarbeiterlöhne an einen externen Dienstleister vergeben werden.

Firmenkunden

Polygate macht die gesamte Gehaltsabwicklung für Kunden, d.h. Polygate erstellt jeden Monat die Gehaltsabrechnung. Die Gehaltsabrechnung erfolgt über mehrere Prozessschritte. Die Dokumente werden bei Polygate verwaltet und archiviert. Bisher wurden alle Daten/Dokumente per Mail zwischen Firmenkunde und Polygate versendet.

Freelancer

In der Schweiz gibt es offiziell keine Freelancer. Unternehmen arbeiten hier nur mit Firmen zusammen. Daher benötigen Freelancer eine Firma als Partner, bei der sie offiziell angestellt werden. Polygate übernimmt dies und wirkt als Ansprechpartner für die Unternehmen, bei denen die Freelancer unter Vertrag stehen. Damit verbunden ist ebenfalls die Lohnadministration und die Verwaltung von Dokumenten für das Vertragsverhältnis.

Unsere Leistungen

Wir haben für Polygate einen neuen Internetauftritt entwickelt. Mit der Integration der Camunda Workflow Engine in Liferay 7 wird der Lohnadministrations-Prozess verbessert und unterstützt.

  • Erstellung der Struktur und Designunterstützung zum Webauftritt
  • Entwicklung des Lohnabrechnung-Workflow mit Camunda Workflow-Engine
  • Entwicklung des Freelancer On-Bording-Prozesses mit Camunda Worklow-Engine
  • Erstellung von Dashboards für Mitarbeiter, Firmenkunden und Freelancer
  • Jeder Kunde gelangt über den Polygate Webauftritt auf seine eigene Firmenseite mit eigener Navigation und Lohndokumente der Mitarbeiter.
  • Die Berechtigungen sind bis auf die sensiblen Lohndokumente abgebildet.
  • Import von XML-Dateien und Dokumenten
  • Responsive Design

Integration Camunda Workflow-Engine

Die Camunda Workflow Engine haben wir für Polygate in Liferay 7 integriert und den Lohnabrechnungsprozess damit automatisiert. Camunda besteht aus mehreren Komponenten und kleinen Anwendungen.

Der Modeler ist für die fachlichen- und IT-User geeignet. Er stellt die graphische Oberfläche für die Prozess-Modellierung dar. Mit dem Modeler kann der Lohnadministrations-Prozess mit den Aufgaben, Personen, Anfang- und Endterminen und den relevanten Dokumenten mit grafischen Elementen modelliert werden. Auch kennzeichnet er Aufgaben als abgeschlossen und erledigt.

Polygate Workflow mit Rand
 Abbildung: Workflow Lohnabwicklungsprozess

  

Der Workflow hat drei Beteiligte. Der HR Manager ist verantwortlich für die Lohnabrechnungen seiner Firma und beginnt mit dem Workflow. Der Sachbearbeiter erfüllt die Aufgaben als Lohnabrechnungsdienstleister für Polygate. Der Finanzbuchhalter des Polygate Kunden gibt die Lohnabrechnung frei.

Der Workflow startet automatisch mit einer Nachricht, sprich Notification aus Liferay an den HR-Manager.

Es kommen im Workflow-Prozess folgende Funktionen zum Einsatz:

  1. Möglichkeit ein Dokument an den Prozess Schritt anzuhängen, bzw. auf ein Dokument im Dokumentenmanagement zu verlinken.
  2. Es sind Iterationen eingebaut, um einen Prozess Schritt zu akzeptieren, abzulehnen oder eine Rückfrage stellen zu können.
  3. Wenn ein Prozess komplett durchlaufen ist, wird eine E-Mail an einen Verteiler gesendet.